Subskrybuj informacje projektowe dla projektu Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Projekt otwarty

Dziedzina: 
Pozostałe
Osoba odpowiedzialna: 
Anna Skowrońska - Kotra
Email: 
anna.skowronska-kotra@mr.gov.pl
Adres: 
Ministerstwo Rozwoju Plac Trzech Krzyży 3/5 00-507 Warszawa
Zaproś do konsultacji
Agenda projektu
DataWydarzenie
Brak wydarzeń dla projektu

Aktualności

Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

07.07.2016

​ 1. W Polsce obowiązuje 50 - letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Długie przechowywanie wielu papierowych dokumentów powstałych w trakcie stosunku pracy powoduje, że pracodawcy ponoszą znaczne koszty na realizację zadań związanych z obsługą akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Szacuje się, że łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą więcej niż 100 mln zł. Podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz do potwierdzenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

 

2. Obecnie wymaganą formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej jest forma papierowa. Przedsiębiorcy, w celu zmniejszenia kosztów tworzą elektroniczne akta osobowe, jednak mają one jedynie charakter pomocniczy. Projekt zakłada wprowadzenie możliwości wykorzystywania przez pracodawców systemów teleinformatycznych do obsługi dokumentacji pracowniczej i tworzenia samodzielnych elektronicznych akt osobowych, bez konieczności tworzenia papierowej wersji.

Celem projektu jest wprowadzenie rozwiązań, które:

1) skrócą czas przechowywania dokumentacji pracowniczej poprzez przekazanie do ZUS danych niezbędnych do przyznania pracownikowi świadczeń emerytalno-rentowych. Przekazanie wybranych danych do ZUS umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 7/10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Pracodawca, po zakończeniu stosunku pracy, wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierać będzie dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Pozostała dokumentacja będzie przechowywana przez pracodawcę we własnym zakresie lub zostanie przekazana do podmiotu świadczącego usługi przechowania.

2) umożliwią pracodawcy dokonanie wyboru elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych (rozwiązanie fakultatywne). Elektroniczne akta osobowe powstaną bezpośrednio poprzez tworzenie dokumentów pracowniczych w systemie teleinformatycznym, albo poprzez dokonanie digitalizacji już istniejących akt. Dokument elektroniczny zostanie docelowo umieszczony w elektronicznej teczce pracowniczej.

Możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Dokumenty elektroniczne będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty powstające na papierze. Skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych wpłynie na zmniejszenie kosztów związanych z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. W szerszej perspektywie elektronizacja akt osobowych będzie przełamaniem dotychczasowego sposobu dokumentowania stosunku pracy i wpłynie na unowocześnienie tego obszaru poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii. Proponowane zmiany nie pozbawią pracownika możliwości udokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości osiąganego wynagrodzenia.

Ilość odsłon artykułu: 
1491
Redaktor merytoryczny: 
Anna Skowrońska - Kotra
Data utworzenia: 
07.07.2016 12:59:07
Redaktor zatwierdzający: 
Anna Maurer-Melon
Data modyfikacji: 
07.07.2016 12:59:07

Najnowsze uwagi

Brak uwag do projektu

Ostatnio dyskutowane na forum

Brak wątków na forum przypisanych do projektu

Załączniki

Brak załączników przypisanych do projektu

Podobne projekty

Brak podobnych projektów